InnovatieV! is een groep van innovatie-enthousiastelingen. Wij ondersteunen u graag in uw innovatieve samenwerkingen. Meer info? Mail info@innovatiev.be.
Deze informatie wil enkele elementen naar boven halen, is zuiver informatief en mag niet worden aanzien als juridisch advies. Contacteer een advocaat voor uw persoonlijk, juridisch sluitend advies.
Vele samenwerkingen verlopen erg goed zonder formele afspraken. Indien u toch opteert voor de formelere aanpak, dan helpt deze pagina u op weg om de juiste contracten te kiezen.
Heb je eigenlijk contracten nodig voor je innovatieve samenwerking? 3 elementen zijn in deze keuze vooral van belang:
In hoeverre is er vertrouwen tussen de partijen?
Heeft één van de partijen een belangrijk zakelijk gewin door het vertrouwen te breken?
Zijn contracten voor samenwerkingen een bedrijfsregel van één van de partijen?
Het is handig om eerst even stil te staan bij de 3 soorten van innovatieve samenwerkingen:
Samenwerking tussen klant en leverancier. Dit bevat ondermeer agent-overeenkomsten, waarbij de ene partij verkoop faciliteert voor de andere partij.
Bij gelijke partners leveren beide partijen een gelijkaardige bijdrage tot de samenwerking, bv een technologie.
Bij joint ideation gaan de partners akkoord dat ze elkaar helpen in het genereren van ideeën, bv door het opzetten van een testlabo om eindgebruikersfeedback te krijgen op nieuwe concepten
Maak even de keuze welke soort jouw samenwerking is. Het zal de verdere evaluatie makkelijker maken.
We komen tot volgende mogelijke contracten:
Intentie
Confidentialiteit
Samenwerkingsovereenkomst
Klant - leverancier
LOI of MOU
NDA
specifiek
Gelijke partners
specifiek
Joint ideation
specifiek
We zien dus 3 stappen in de formalisatie van een samenwerking:
1) Intentie
Met een intentie geven de partijen aan dat ze een samenwerking willen opstarten. Er zijn 2 mogelijkheden:
Een LOI of Letter Of Intent: Dit contract geeft aan dat beide partijen besprekingen starten om tot een verdere overeenkomst te komen. Zaken die typisch kunnen afgesproken worden zijn: NDAs, het onderhandelen met goede bedoelingen, geen gelijkaardige onderhandelingen starten met andere partijen, niet in concurrentie treden, eventuele vergoedingen, ... Hier vindt u een template (in het Engels).
Een MOU of Memorandum Of Understanding: Dit contract heeft dezelfde inhoud als een LOI, maar wordt ondertekend door alle deelnemende partijen, terwijl een LOI een éénzijdige afspraak is. Hier vindt u een template (Engels).
2) Confidentialiteit
Er zijn verschillende methodes om je eigen ideeën te beschermen, zoals patenten en iDepot, maar dit valt buiten de scope van dit artikel.
Specifiek voor samenwerkingen, wordt er typisch een NDA of Non-Disclosure Agreement afgesloten als bescherming.
In een NDA spreken partijen af dat ze bepaalde informatie willen delen, maar dat die niet verder mag gedeeld worden gedurende een bepaalde tijd.
Eventueel kan de NDA ook een clausule bevatten die stelt dat de informatie wel mag gedeeld worden indien deze via een andere weg verkregen werd.
Dit is een lijst van onderwerpen die vaak in een NDA voorkomen (in volgorde van beslissing):
Identificatie van de deelnemende partijen
Het doel van de overeenkomst
Is er een unilaterale (één partij geeft vertrouwelijke informatie) of multi-laterale NDA nodig?
Duurtijd
Disclosure-period: Hoelang wordt de confidentiële informatie uitgewisseld? Informatie uitgewisseld buiten deze periode wordt geacht niet confidentiëel te zijn. Deze periode willen we meestal zo kort mogelijk.
Non-disclosure period: Hoelang wordt er confidentialiteit verwacht van de partijen? Dit willen we meestal zo lang mogelijk.
Beëindiging
De disclosure period eindigt steeds na een bepaalde termijn! Contracten met onbepaalde termijn zijn ongeldig. De non-disclosure period kan wel oneindig zijn
Deze hangt typisch af van de schadelijkheid van disclosure voor het project en de typische levenscyclus in de industrie. In ICT is dit bv typisch 3-5 jaar na afloop van de disclosure period.
Verplichting tot teruggave of vernietiging van de vertrouwelijke informatie
Eventueel niet-concurrentiebeding nadien, onder bepaalde omstandigheden
De definitie van 'vertrouwelijke informatie', waarvan geheimhouding gevraagd wordt. 2 mogelijkheden:
Een exhaustieve definitie of een lijst van alle items: specifieke, niet-gepubliceerde patent applicaties, know-how, programmacode, financiële informatie, lijst van klanten, lijst van leveranciers, strategie, manier van zakendoen, ...
Een open definitie: van vertrouwelijke informatie. Bv
Alle geleverde informatie waarop het woord 'VERTROUWELIJK' staat
Categorieën van informatie, zoals technische, financiële of business-gerelateerde informatie.
Verplichtingen van de ontvanger
Aan wie mag dit meegedeeld worden? Bv enkel gebaseerd op 'need to know' aan bepaalde categorieën van personen
Verplichte vertrouwelijkheidsverplichtingen bij mededeling aan derden
Beveiliging van de ontvangen informatie
Meldingsplicht bij (vermoeden van) schending van vertrouwelijkheid of beveiliging
Rechten op de ontvangen informatie
Context waarbinnen de informatie mag worden gebruikt
Geen overdracht van intellectuele eigendomsrechten, eventueel beperkte licentie
Mag men de informatie gebruiken, refereren, ...?
Schadevergoedingen
Typisch geen beperking van aansprakelijkheid
Forfaitaire schadevergoeding aangewezen als afschrikeffect
Bepaalde rechtsstelsels vereisen de vermelding 'inbreuken kunnen ernstige en onherstelbare schade veroorzaken" om voorlopige vorderingen te kunnen instellen
Andere, generieke bepalingen zoals de bevoegde rechtbank
In een samenwerkingsovereenkomst komt alles samen. Het bevat typisch (een update van) bovenstaande onderwerpen en:
Beschrijving van het project: begin, einde en effort/medewerkers
Financiëel:
Is er een sponsor? Wat draagt hij bij? Hoe worden betalingen praktisch afgehandeld?
Zijn er externe subsidies?
Wat gebeurt er met eventuele inkomsten?
Zijn er andere bijdragen? Bv know how, intellectuele eigendom, ...
De background IP (Intellectual Property) is de IP gegenereerd vóór de samenwerking.
Resultaten
De gegenereerde IP is de foreground IP.
Wie krijgt de IP rechten?
Wie krijgt daar eventueel licenties op?
Krijgt één partij eventueel een exclusieve licentie?
Voor welk doel mag deze licentie gebruikt worden?
Is deze licentie overdraagbaar?
Is er een patenteringsstrategie?
Wie betaalt voor het patenteren?
Wie mag wat communiceren?
Zijn er garanties op de bijdrage van de verschillende partijen?
Kan één van de partijen de overeenkomst éénzijdig beëindigen? Zo ja, om welke redenen en aan welke kost?
Meer details, info en voorbeelden van samenwerkingesovereenkomsten vindt u in de Lambert tool kit. Hier vindt u een template van een specifiek voorbeeld, de agentuurovereenkomst (in het Nederlands).